8 clés pour vous aider pour faire en sorte de tenir son planning

Vous savez la difficulté que nous avons à tenir et maintenir nos plannings.

Avec mon expérience passée et mes analyses, je peux maintenant vous donner quelques conseils visant à minimiser les risques et maximiser les bienfaits de vos plannings.

Voyons les en détails !

Introduction:

Les approches et les comportements qui vont suivre ont un impact phénoménal sur les rôles et les fondamentaux de votre projet.

C’est d’ailleurs tout l’intérêt d’un planning.

Comme son nom l’indique, un planning possède les qualités de prédire l’ensemble des actions nécessaires pour que le projet soit couronné de succès.

C’est d’ailleurs l’une des tâches prioritaires du manageur une fois qu’il connait les besoins techniques d’une opération.

En effet, cette tâche va lui permettre de consulter, contacter l’ensemble des équipes dont il aura besoin.

Il pourra les renforcer ou diminuer les ressources en fonction des phases du projet.

Voici les règles que je me fixe à chaque composition de planning:

1-Projet avec des phases où des inconnus subsistent:

Il y a des tâches qui sont identifiés mais qui possèdent des inconnues.

Prenons l’exemple d’une construction neuve.

Si l’hiver annoncé est glacial, peut-être que l’avancement ne sera pas bon.

Si vous observez dans votre planning ce type de tâche à ce moment donné, vous devez prévoir une dérive, dès votre rédaction.

Dans ce cas de figure, prévoyez du temps entre cette tâche et la suivante ! (souvent négligé – “ça passera” ou “on y arrivera”.)

2-Votre vision doit être mitigée:

vous devez être optimiste avec une certain dose de sceptisme dans votre planification globale.

Vous devrez alterner les réflexions sceptiques tout en conservant votre passion et motivation sur votre vision. (avoir le plaisir d’imaginer la fin du projet, mesuré l’effort et la réussite!)

Par ailleurs, pensez toujours à la loi de Murphy: “ce qui doit mal se passer se passera le plus mal possible !”

Un conseil dans ce conseil: entourez-vous de personnes toujours sceptiques dans cette construction de planning.

Faites-leur relire ou participer.

Ils vous permettront de trouver un juste milieu si vous êtes bien trop optimiste…

3-Miser sur la conception de votre projet:

Evaluer au mieux le temps de conception.

Ce temps de préparation est l’exemple de la loi pareto: 20% des causes provoquent 80% des conséquences.

Si vous faites une erreur de conception dans les tâches les plus importantes, elle donnera énormément plus de conséquences.

Ayez donc le réflexe de ne pas minimiser le temps de conception ou d’étude comme certain le nomme.

4-Planifier également des réunions permettant de faire le point:

A l’exemple de la course relais, quand un sprinteur arrive pour donner son relais, il essaie de le donner pour que le nouveau sprinteur parte le mieux possible, dans les meilleurs conditions.

Planifiez des réunions où vos sprinteurs échangent les relais avec la meilleure transmission possible.

Le planning que vous rédigez est interne, il est à vous.

Notez et planifiez dès que votre planning est terminé ce type de point de projet !

5-Communiquer avec vos équipes sur la philosophie de votre planning:

Rappelez à vos équipes ce qu’un planning est.

Faites-le afficher.

Vos équipes doivent se situer dans le temps et leur avancement.

Plus votre planning sera précis, plus ils observeront le chemin qu’il leur restera à parcourir.

6-Analyser l’expérience de votre équipe par rapport au projet:

Il y a des projets qui demandent des ressources extraordinaires.

Soyez conscient de ce type de projet et entourez-vous des personnes qui ont l’énergie et les compétences ou au moins l’état d’esprit de trouver des réponses aux problématiques que vous rencontrerez.

Encore une fois, c’est vous qui portez le portefeuille du projet.

7-Analyser la collaboration de vos collaborateurs:

Comme partout, il y a des gens extraordinaires mais qui ne peuvent pas travailler ensemble.

Ils ne s’aiment pas pour diverses raisons.

Ne forcez pas les choses.

Il vaut mieux une équipe EQUIPE qu’une équipe individuelle.

Vous ne gagnerez rien à vous améliorer des relations qui doivent s’améliorer par les membres d’abord !

8-Planifier les interventions risquées en premières:

Evident mais à se rappeler.

Les interventions risqués mais rapides doivent être les premières du planning pour avoir le temps de se retourner si tel était nécessaire.

“Plus un risque est traité tardivement dans le planning, moins on dispose de liberté pour le gérer.”

En résumé:

• Un planning a trois objectifs: exprimer des engagements, encourager les membres de l’équipe à trouver leur place, fournir un outils d’avancement.

• L’estimation du temps de réalisation relève du domaine des probabilités: 80% de chance de finir à temps la tâche 1 X 80% de chance de finir à temps la tâches 2 = 64% de finir les deux tâches dans le temps imparti.

• Plus vous estimez un temps de réalisation tôt, moins l’estimation est exacte.

• Soyez sceptique à la rédaction d’un planning et investissez dans la conception (étude) du projet.

Application:

Cet article peut-être utilisé dans vos projets professionnels comme c’est très souvent le cas.

Toutefois, vous pouvez largement l’utiliser dans votre vie personnel.

A titre d’exemple, si vous souhaitez préparer une compétition sportive, ou organiser un voyage, vous pouvez utiliser les 8 clés pour réussir parfaitement et sans stress.

Planifiez-bien !