Comment gérer les modes d’organisation et leur influence sur vos plannings?

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Après avoir vu comment faire en sorte de bien tenir son planning, nous allons voir aujourd’hui un élément trop souvent négligé.

Il s’agit des modes d’organisations et leur influence dans vos plannings.

Avant d’entrer dans ce sujet, j’aimerais simplement rappeler les 3 types d’affaires que vous pouvez être amené à gérer dans votre carrière:

  1. les affaires superman solitaire: vous êtes le seul à agir sur votre projet. Vous êtes peut-être artisan, à votre compte, auto-entrepreneur.
  2. les affaires petite équipe: il s’agit d’une affaire dans laquelle vous serez 5 à 10 personnes à travailler sur la durée du projet.
  3. les affaires grosse équipe: il s’agit d’une affaire où les ressources qui travailleront sur le projet dépasseront les 10 personnes.

 

En fonction de l’organisation dans laquelle vous êtes ou que vous pilotez, vos membres auront recours à des questions.

Ils devront savoir si les réponses devront être apportés par eux-même ou à qui ils doivent les demandés.

Voyons voir les différentes personnes composantes les équipes selon les projets:

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Qui est la personne responsable de l’expression des besoins du client?

Dans l’affaire superman solitaire, le client dialoguera en direct.

Aucune information ne sera perdue ou du moins, toutes les informations seront possédés par le responsable.

 

S’agissant d’une petite équipe, le responsable de l’affaire sera la personne qui devra recueillir puis distiller aux membres de son équipe les informations.

Son rôle ici sera complexe car vous verrez plus loin qu’il ne possèdera pas uniquement cette casquette.

Il devra donc gérer son temps pour avoir le maximum de lucidité dans la diffusion des informations nécessaires au respect des besoins client.

 

Dans une grosse équipe, le responsable de l’expression des besoins peut être le commercial ou le responsable d’affaire.

Là encore, tout dépend du contexte et du secteur d’activité.

 

Qui est la personne responsable de la conception?

La conception est l’art de choisir le moyen de satisfaire les besoins, de les retranscrire par une action.

D’ailleurs, vous observerez que c’est dans une négociation, le responsable de l’expression des besoins oublient souvent de consulter le responsable de conception.

Hors le responsable de conception peut avoir un moyen de satisfaire les besoins qui soient moins onéreux en terme d’étude ou de fourniture.

Si votre client préfère le prix aux produits ou services que vous lui proposez en réponse à ces besoins, la consultation d’une personne responsable de la conception pourra vous ouvrir à de nouvelles idées.

 

Qui est l’autorité suprême dans le domaine technique?

Encore une fois, il existe une barrière mince entre une personne responsable de la conception et une personne qui traite le domaine technique.

Si dans les affaires superman solitaire ou petite équipe, les employés ont beaucoup de rôles, dans les grosses équipes, chacun porte des responsabilités différentes.

Dans cette partie, on conçoit que l’approche conception se traduit par une approche technologique.

Quels options sont-ils nécessaire de prendre dans le futur achat des fournitures?

Avons-nous la capacité de gérer l’intégralité de la technicité?

Avons-nous toutes la technicité?

Autant de questions qui doivent être étudiés dès le démarrage de l’affaire.

 

Qui est l’autorité en matière de budget?

Il existe des projets où seul le responsable d’affaire est maitre de ses budgets.

En revanche, il existe aussi des affaires où le budget est divisé et où chacun doit gérer son budget et mettre en place des actions réalistes.

A la rédaction de votre planning et dans vos projets grosse équipe, pensez à vous poser cette question essentielle.

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A quelle fréquence seront organisées les réunions de revue de besoin ou conception et comment déciderons-nous des ajustements?

La réponse à cette question est fonction des réponses aux questions précédentes.

Si votre affaire est réalisé en superman solitaire, vous êtes en réunion tous les jours avec vous même.

 

Toutefois, si vous réalisez un projet avec de nombreux sous-traitants et de nombreux employés, il peut être judicieux de partager du temps régulièrement entre vous.

A vous de doser !

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Conclusion:

Qu’une affaire soit en mode superman solitaire ou grosse équipe, vous devez rester lucide et définir les règles du jeux dès le démarrage de votre affaire.

Vous comprendrez que la gestion de votre budget dépendra de ses réflexions, trop souvent bâclé.

 

Trop souvent nous rentrons dans l’action sans avoir suffisamment réfléchi à l’aide des écrits avant.

 

Cependant, ce qu’il faut retenir, c’est que plus l’affaire est grosse et plus la planification doit être réfléchi.

N’ayez pas peur de prendre du temps pour réfléchir à comment réaliser l’affaire.

Ceci est n’y plus n’y moins que de la méta-préparation.

En d’autres termes la science de la préparation.

Ceci vous permettra de limiter votre stress, gérer correctement vos budgets et être entourés par les bonnes personnes que vous aurez mis dans les meilleures dispositions.

 

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A vous de jouer !

 

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